Etkinlik Kartları Nasıl Planlanır?

Etkinlik kartı planlaması, üretimden çok takvim yönetimidir. Katılımcı listesi son ana kadar değişir; bu belirsizliği yönetmek, kart projesinin başarısını belirler.

Katılımcı tiplerini belirleyin

Üretim takvimi

1. 1Etkinlikten 4 hafta önce: tasarım ve tip belirleme
2. 23 hafta önce: kayıt listesinin ilk hâli
3. 32 hafta önce: liste kapanışı ve üretim başlangıcı
4. 41 hafta önce: kartların teslimi
5. 5Etkinlik günü: boş yedek kartlarla son dakika kayıtları

Alfabetik dağıtım

Kartların alfabetik sırayla ve harf gruplarına ayrılmış kutularda teslim edilmesi, kayıt masasındaki kuyruğu ciddi biçimde azaltır. Bu paketleme için ek ücret alınmaz.

Yedek planı

Katılımcı sayısının yüzde onu kadar boş kart, kayıt masasında elle doldurulmak üzere hazır bulundurulmalıdır. Bu kartlar isim alanı boş, kategori rengi basılı olarak üretilir.

Etkinlik sonrası

Kartların toplanması, tasarımın sonraki organizasyonda kötüye kullanılmasını önler. Toplanamayan kartlar için her etkinlikte tasarımı küçük de olsa değiştirmek etkili bir önlemdir.

Kayıt masası organizasyonu

Etkinlik günü kart dağıtımı, ilk izlenimin oluştuğu andır. Kuyruk oluşmasını önlemek için kartların nasıl paketlendiği belirleyicidir.

1. 1Kartları alfabetik sırayla ve harf gruplarına ayırın.
2. 2Her harf grubu için ayrı bir görevli konumlandırın.
3. 3Katılımcı tipine göre ayrı masa kurun (konuşmacı, basın, katılımcı).
4. 4Boş yedek kartları ayrı bir masada tutun.
5. 5Kart kabı ve yaka ipini önceden takılı hâle getirin.

Son dakika kayıtları

Katılımcı sayısının yaklaşık yüzde onu kadar boş kart, kayıt masasında elle doldurulmak üzere hazır bulundurulmalıdır. Bu kartlar isim alanı boş, kategori rengi basılı olarak üretilir.

Çok günlü etkinlikler