Ziyaretçi Kartı Sistemi Nasıl Kurulur?

Ziyaretçi kartı, bina güvenliğinin en görünür halkasıdır. İyi kurulmuş bir sistemde kim, ne zaman, kiminle görüşmek için binada olduğu kayıt altındadır ve ziyaretçi kartsız dolaşmaz. Kötü kurulmuş bir sistemde ise kartlar kaybolur, sayı tutmaz ve güvenlik işlevini yitirir.

Numaralı kart mı, isimli kart mı?

İki yaklaşım vardır. Numaralı kartlar tekrar kullanılır, ekonomiktir ve kişisel veri taşımaz. İsimli kartlar ise anlık yazıcı gerektirir, her ziyaretçi için yeni kart basılır ve maliyet yükselir. Kurumların büyük çoğunluğu için numaralı kart yeterlidir.

Sistemin adımları

1. 1Ziyaretçi girişte kimliğini ibraz eder, kayıt formu veya dijital kayıt doldurulur.
2. 2Numaralı ziyaretçi kartı teslim edilir ve numara kayda işlenir.
3. 3Ziyaretçi kartı görünür şekilde takar, refakatli veya yetkili alanda dolaşır.
4. 4Çıkışta kart teslim alınır, kayıt kapatılır.
5. 5Gün sonunda teslim edilmeyen kart varsa tespit edilir.

Kart tasarımında ne olmalı?

• Büyük ve uzaktan okunan ZİYARETÇİ ibaresi
• Belirgin kart numarası (en az 24 punto)
• Kurum adı ve logosu
• Arka yüzde kısa kurallar: refakat zorunluluğu, fotoğraf çekim yasağı gibi
• Farklı renkte tasarım: personel kartıyla karıştırılmamalı

Silinebilir yüzey seçeneği

Kartın bir bölümünün mat, silinebilir yüzeyle üretilmesi, isim veya görüşülecek kişi bilgisinin kalemle yazılıp sonra silinmesine imkân verir. Bu yöntem hem esneklik sağlar hem de kartın tekrar kullanılabilirliğini korur.

Bakım ve yenileme

Tekrar kullanılan kartlar zamanla kirlenir ve çizilir. Kartların yılda bir gözden geçirilmesi, okunmayanların değiştirilmesi gerekir. Kart fiyatının adet fark etmeksizin sabit olması, küçük ek siparişleri de ekonomik kılar.

Ziyaretçi kartı sisteminin başarısızlık nedenleri

Kurulan ziyaretçi kartı sistemlerinin çoğu birkaç ay içinde işlevini yitirir. Nedenleri hemen her kurumda aynıdır ve önceden önlenebilir.

1. 1Kart sayısı yetersiz: yoğun saatlerde kart bitince sistem devre dışı kalır ve bir daha toparlanmaz.
2. 2Çıkışta kart toplanmıyor: birkaç hafta içinde kartların yarısı kaybolur.
3. 3Personel kartına benziyor: güvenlik görevlisi ayırt edemez hâle gelir.
4. 4Kayıt tutulmuyor: kartın kime verildiği bilinmediği için iade takibi yapılamaz.
5. 5Yöneticiler muaf tutuluyor: kural herkese uygulanmadığında sistem meşruiyetini kaybeder.

Refakat kuralı

Ziyaretçi kartı tek başına bir güvenlik önlemi değildir; refakat kuralıyla birlikte anlam kazanır. Kart, kişinin binada bulunma iznini gösterir; nereye gidebileceğini ise refakat eden personel belirler.

Kartın arka yüzüne kısa refakat kuralını yazmak, hem ziyaretçiyi hem karşılayan personeli bilgilendirir: Bu kart refakatli giriş içindir, ziyaretçi tek başına dolaşamaz gibi tek cümlelik bir ifade yeterlidir.

Ziyaretçi kaydında toplanacak asgari veri