Kart Verileri Ne Kadar Saklanmalı?
Kart basımı için toplanan personel listeleri ve fotoğraflar ne kadar süre saklanmalı, kimler erişebilmeli, nasıl silinmeli? Uygulama rehberi.
Kart basımı için toplanan veri, kartlar teslim edildikten sonra da bir yerlerde durmaya devam eder: insan kaynakları klasöründe, e-posta ekinde, matbaanın sunucusunda. Bu verinin ne kadar süreyle ve nerede duracağı baştan kararlaştırılmalıdır.
Nerede veri birikir?
- İnsan kaynakları bilgisayarındaki Excel dosyaları
- Gönderilen ve alınan e-posta ekleri
- Bulut paylaşım klasörleri
- Matbaanın üretim sistemi
- Fotoğraf çekimi yapılan cihazlar
Saklama süresi nasıl belirlenir?
Genel ilke, verinin işleme amacı ortadan kalktığında silinmesidir. Kart üretimi tamamlandığında matbaa tarafındaki veri amacını tamamlamış olur. Kurum tarafında ise kart kayıtları personel özlük dosyası kapsamında ilgili mevzuattaki sürelere tabi olabilir.
| Veri | Kimde | Amaç sona erdiğinde |
|---|---|---|
| Personel listesi | Matbaa | Üretim sonrası silinir |
| Fotoğraflar | Matbaa | Üretim sonrası silinir |
| Kart numarası kaydı | Kurum | Kart geçerliliği süresince |
| Zimmet kaydı | Kurum | İlgili mevzuat süresince |
Erişim yetkisi
Personel listesine erişebilecek kişiler sınırlı tutulmalıdır. Kart projesinde görevli iki üç kişi dışında kimsenin dosyaya erişmemesi, hem veri güvenliği hem de sorumluluğun izlenebilirliği açısından gereklidir.
Paylaşım yöntemi
Listeyi şifre korumalı sıkıştırılmış dosya olarak veya süresi sınırlı bulut bağlantısıyla paylaşın. Şifreyi ayrı bir kanaldan iletmek basit ama etkili bir önlemdir.
Saklama süresi tablosu oluşturmak
Hangi verinin ne kadar saklanacağını gösteren basit bir tablo, hem uygulamayı netleştirir hem de denetimlerde belge oluşturur.
| Veri | Saklama süresi | İmha yöntemi |
|---|---|---|
| Personel listesi (matbaada) | Üretim sonuna kadar | Dijital silme |
| Fotoğraflar (matbaada) | Üretim sonuna kadar | Dijital silme |
| Kart numarası kaydı | Kart geçerliliği + 1 yıl | Dijital silme |
| Zimmet kaydı | İlgili mevzuata göre | Belge imhası |
| Fotoğraf arşivi (kurumda) | Özlük dosyası süresi | Dijital silme |
Unutulan veri kaynakları
Kart projelerinde silinmesi en çok unutulan üç yer şunlardır: fotoğraf çekiminde kullanılan telefon, e-posta gönderilmiş kutusundaki ekler ve ortak klasörlerdeki eski liste kopyaları.
- 1Fotoğraf çekimi sonrası cihazdan silin.
- 2Gönderilmiş e-posta eklerini temizleyin.
- 3Ortak klasörlerdeki eski liste sürümlerini silin.
- 4Yedekleme sistemlerinde ne kadar süre tutulduğunu kontrol edin.
Sık sorulan sorular
Matbaa listeyi ne kadar saklıyor?
İş tamamlandıktan sonra personel listelerini ve fotoğrafları sistemimizden siliyoruz. Yeniden basım gerekirse liste kurumdan yeniden talep edilir.
Bu yazıda geçen kartlar
Kart bastırmaya hazır mısınız?
Tüm kart çeşitlerinde adet fiyatı 300 TL + KDV. Listenizi gönderin, 3 iş gününde kargoda olsun.