Kart Yenileme Dönemi Nasıl Planlanır?

Kart yenileme, planlanmadığında aniden ortaya çıkan bir maliyet ve iş yükü olur. Planlandığında ise yılın belirli bir haftasına sığan rutin bir işe dönüşür.

Toplu mu, kademeli mi?

Çoğu kurum için toplu yenileme en verimli yöntemdir. Tek sipariş, tek dağıtım ve tek onay süreci demektir.

Geçiş dönemi yönetimi

Yeni kartlar dağıtılırken eski kartların ne zaman geçersiz olacağı önceden duyurulmalıdır. İki hafta gibi bir geçiş süresi, dağıtımı kaçıran personel için tampon oluşturur.

1. 1Yenileme takvimini bir ay önceden duyurun.
2. 2Fotoğraf güncellemesi gerekenleri belirleyin.
3. 3Yeni kartları birim bazında dağıtın.
4. 4Eski kartları teslim alın ve imha edin.
5. 5Geçiş bitiminde eski kart numaralarını sistemde kapatın.

Tasarım değişikliği

Yenileme dönemi, kart tasarımını güncellemek için doğal bir fırsattır. Tasarım değişikliği aynı zamanda eski kartların görsel olarak ayırt edilmesini kolaylaştırır.

Fotoğraf güncellemesi

Her yenilemede tüm fotoğrafları yenilemek gerekmez. Üç yıldan eski fotoğrafların güncellenmesi, kimlik doğrulama işlevini korumak için yeterlidir.

Yenileme duyurusunun içeriği

Yenileme dönemini duyururken belirsizlik bırakmayın. Duyuru şu beş soruya cevap vermelidir:

1. 1Yeni kartlar ne zaman dağıtılacak?
2. 2Eski kartlar hangi tarihten sonra geçersiz olacak?
3. 3Eski kartlar nereye teslim edilecek?
4. 4Fotoğrafını yenilemesi gerekenler kimler?
5. 5Kartını almayanlar ne yapacak?

Geçiş döneminin riski

İki kart neslinin aynı anda geçerli olduğu dönem, kayıp kart takibinin en zayıf olduğu dönemdir. Bu süreyi mümkün olduğunca kısa tutun; iki hafta çoğu kurum için yeterlidir.

Yenilemeyi fırsata çevirmek

Yenileme dönemi, kart sistemini gözden geçirmek için doğal bir zamandır. Bu dönemde şunlar yapılabilir:

• Tasarımın kurumsal kimliğe uygunluğunu kontrol etmek
• Kart üzerindeki gereksiz bilgileri çıkarmak
• Güvenlik öğelerini güncellemek
• Zimmet kayıtlarını mutabık hâle getirmek
• Aksesuarları yenilemek