Kurumsal Kart Projesi Nasıl Yönetilir?

İlk kez kart projesi yürüten kurumlar genellikle işi bir satın alma kalemi gibi görür ve doğrudan fiyat sorar. Oysa kart projesi, veri toplama ve süreç kurma işidir; baskı en kolay kısmıdır.

Aşama 1: İhtiyaç analizi

1. 1Kart kimlere verilecek? (kadrolu, taşeron, stajyer, ziyaretçi)
2. 2Kart hangi işlevleri görecek? (kimlik, geçiş, puantaj, yemekhane)
3. 3Hangi bilgiler kartta olacak?
4. 4Kart nasıl taşınacak?
5. 5Geçerlilik süresi ne olacak?

Aşama 2: Sorumlu belirleme

Projede tek bir sorumlu olmalıdır. Veri toplama, tasarım onayı ve dağıtım farklı kişilerde olduğunda süreç sürekli birbirini bekler. Sorumlunun onay yetkisi de olmalıdır.

Aşama 3: Takvim

Aşama 4: Bütçe

Bütçeye yalnızca kart maliyetini değil, aksesuar (kart kabı, yaka ipi) ve yıllık yenileme payını da ekleyin. Sabit fiyat modelinde hesap basittir: adet çarpı birim fiyat.

Aşama 5: Devreye alma

Yeni kart sisteminin nasıl kullanılacağı personele duyurulmalıdır: kart nasıl taşınacak, kaybolursa ne yapılacak, hangi alanlarda gösterilmesi gerekiyor. Bu duyuru yapılmazsa kartlar çekmecede kalır.

Aşama 6: Sürdürme

Zimmet kaydı, kayıp kart prosedürü ve yıllık ek sipariş döngüsü kurulmadığında proje ilk yıldan sonra dağılır. Sürdürme adımı, projenin en çok atlanan parçasıdır.

Projenin en sık takıldığı üç nokta

Kart projelerinde gecikme neredeyse her zaman aynı üç noktada yaşanır. Bunları baştan planlamak, projenin süresini belirgin biçimde kısaltır.

1. 1Fotoğraf toplama: Açık uçlu talepler tamamlanmaz. Net tarih ve toplu çekim planlayın.
2. 2Onay zinciri: Çok kademeli onay süreci her turda gün kaybettirir. Tek yetkili belirleyin.
3. 3Alan kararları: Kartta ne yazacağına karar verilememesi projeyi başlamadan durdurur. Erken karar verin.

Paydaşları belirlemek

Projeyi sürdürülebilir kılmak

Kart projeleri genellikle ilk yıl başarılı, sonraki yıllarda dağınık ilerler. Sürdürülebilirlik için üç şeyin yazılı hâle getirilmesi gerekir: zimmet kaydı, kayıp kart prosedürü ve yıllık ek sipariş döngüsü.