Kartların Zimmet Takibi Nasıl Yapılır?

Kart zimmeti, hangi kartın kimde olduğunu bilme meselesidir. Kayıt tutulmayan kurumlarda işten ayrılan personelin kartı yıllarca dışarıda kalır ve kimse fark etmez.

Kaydedilecek bilgiler

Çıkış işlemine bağlamak

Zimmet takibinin işlemesini sağlayan en etkili yöntem, kart iadesini çıkış işlemlerinin zorunlu bir adımı yapmaktır. Kart teslim edilmeden çıkış formu tamamlanmıyorsa, iade oranı belirgin biçimde yükselir.

Dönemsel sayım

Yılda bir kez aktif kart sayısı ile aktif personel sayısının karşılaştırılması, kayıtların doğruluğunu denetler. Aradaki fark, takip edilmemiş kartları ortaya çıkarır.

Kartın kaybolması

Zimmetli kart kaybolduğunda kayıp kart prosedürü işletilir: bildirim, sistemde kapatma, yeni numarayla üretim ve kayıt güncelleme. Zimmet kaydı bu zincirin izlenebilir kalmasını sağlar.

Aksesuar zimmeti

Yoyo klips ve kart kabı gibi aksesuarların da zimmet kaydına eklenmesi, özellikle yüksek personel sirkülasyonu olan kurumlarda maliyet kontrolü sağlar.

Basit bir zimmet tablosu

Zimmet takibi için özel yazılım gerekmez. Aşağıdaki sütunlara sahip bir tablo, çoğu kurumun ihtiyacını karşılar.

Çıkış işlemine entegrasyon

Zimmet takibinin gerçekten işlemesini sağlayan tek yöntem, kart iadesini çıkış işlemlerinin zorunlu adımı yapmaktır. Kart teslim edilmeden çıkış formu tamamlanmıyorsa iade oranı belirgin biçimde yükselir.

Yıllık mutabakat

1. 1Aktif kart sayısını listeleyin.
2. 2Aktif personel sayısıyla karşılaştırın.
3. 3Farkları tespit edin.
4. 4Fazla kartları araştırın: iade edilmemiş mi, kayıp mı?
5. 5Tespit edilen kartları sistemde pasife alın.
6. 6Mutabakat kaydını arşivleyin.