Kayıp Kart Prosedürü Nasıl Kurulur?
Personel kartı kaybolduğunda ne yapılmalı? Bildirim, sistemde pasife alma, yeniden basım ve kayıt tutma adımlarıyla kayıp kart prosedürü.
Kayıp kart, çoğu kurumda kimsenin yazılı bir prosedürü olmayan ama sık yaşanan bir durumdur. Prosedür yoksa kart kaybı bildirilmez, bildirilse bile sistemde bir işlem yapılmaz ve kayıp kart aylarca geçerli kalır.
Beş adımlı prosedür
- 1Bildirim: Personel, kaybı öğrendiği gün ilgili birime bildirir.
- 2Pasife alma: Kart numarası geçiş ve puantaj sisteminde derhâl kapatılır.
- 3Kayıt: Kayıp tarihi, kart numarası ve bildirim yapan kişi kayda geçer.
- 4Yeniden basım: Yeni kart, yeni numarayla üretilir.
- 5Teslim: Yeni kart imza karşılığı teslim edilir.
Bildirim süresini kısaltmak
Personelin kart kaybını bildirmekten çekinmesinin en yaygın nedeni, ceza kesileceği endişesidir. İlk kayıpta ücret alınmaması, sonraki kayıplarda sembolik bir bedel uygulanması hem bildirimi hızlandırır hem de dikkatsizliği caydırır.
Kayıt tutmanın faydası
| Kayıt alanı | Ne işe yarar |
|---|---|
| Kart numarası | Sistemde doğru kaydın kapatılması |
| Kayıp tarihi | Riskin ne kadar süredir var olduğu |
| Bildirim tarihi | Bildirim süresinin ölçülmesi |
| Yeni kart numarası | Zincirin izlenebilirliği |
Toplu yenileme ile ilişkisi
Yıl içinde biriken kayıp kart taleplerini toplu yenileme dönemine denk getirmek maliyet açısından cazip görünür ancak güvenlik açısından doğru değildir. Kayıp kart, yerine yenisi basılana kadar bir açık oluşturur; bekletilmemelidir.
İşten ayrılan personel
Kart teslim edilmeden çıkış işlemi tamamlanmamalıdır. Teslim edilmeyen kartlar kayıp kart prosedürüyle aynı şekilde işlenmeli ve sistemde kapatılmalıdır.
Prosedürü yazılı hâle getirmek
Kayıp kart prosedürünün yazılı olması, uygulamanın kişiye bağlı kalmamasını sağlar. Tek sayfalık bir metin yeterlidir ve şu soruları cevaplamalıdır:
- Kayıp kime, hangi kanaldan, ne kadar sürede bildirilir?
- Bildirimi alan kişi ne yapar?
- Kart sistemde kim tarafından pasife alınır?
- Yeni kart ne kadar sürede üretilir?
- Ücret alınır mı, hangi durumda?
- Kayıp kart bulunursa ne yapılır?
Ücret politikası
| Durum | Yaygın uygulama |
|---|---|
| İlk kayıp | Ücretsiz |
| İkinci kayıp | Sembolik bedel |
| Sonraki kayıplar | Kart bedeli |
| Hırsızlık (tutanaklı) | Ücretsiz |
| Normal yıpranma | Ücretsiz |
Ücret politikasının amacı gelir elde etmek değil, bildirimi teşvik ederken dikkatsizliği caydırmaktır. İlk kayıpta ücret alınması, personelin kaybı gizlemesine yol açar ve bu güvenlik açısından daha kötü bir sonuçtur.
Bulunan kartlar
Kaybolan kart sonradan bulunursa, sistemde pasife alınmış olduğu için yeniden kullanılmamalıdır. Kart imha edilir ve imha kaydı tutulur. Yeni kartın numarası farklı olduğu için karışıklık yaşanmaz.
Sık sorulan sorular
Kaybolan kartın numarası tekrar kullanılabilir mi?
Kullanılmamalıdır. Eski kart bulunup kullanılabilir. Yeni karta yeni numara verilmesi standart uygulamadır.
Bu yazıda geçen kartlar
Kart bastırmaya hazır mısınız?
Tüm kart çeşitlerinde adet fiyatı 300 TL + KDV. Listenizi gönderin, 3 iş gününde kargoda olsun.