Personel Kimlik Kartı Nasıl Hazırlanır? Şirketler İçin Rehber

Personel kimlik kartı, bir şirkette hem güvenlik hem kurumsal aidiyet aracıdır. İyi tasarlanmış bir kart, ziyaretçinin karşısındaki kişinin kim olduğunu bir bakışta anlamasını sağlar; kötü tasarlanmış bir kart ise cebe atılıp hiç takılmaz. Farkı yaratan detaylar bu yazıda.

Kartta hangi alanlar olmalı?

Personel kartında amaç kimliği hızlı doğrulamaktır. Bu yüzden en fazla dört-beş bilgi alanı önerilir. Fazlası kartı yoğun ve okunmaz hâle getirir.

• Fotoğraf: kartın en büyük öğesi olmalı, uzaktan yüz tanınabilmeli.
• Ad soyad: en az 10 punto, kalın ve tek satırda.
• Görev veya unvan: ad soyadın hemen altında, daha ince.
• Departman: renk kodu veya küçük etiketle.
• Sicil numarası: puantaj ve geçiş sistemi için barkodla birlikte.

Departman renk kodlaması nasıl kurulur?

Renk kodlaması, uzaktan ayırt etmeyi sağlayan en ucuz yöntemdir. Kartın üst bandına veya kenarına uygulanan renk sayesinde güvenlik görevlisi kimin hangi bölgeye girebileceğini kart yazısını okumadan anlar.

Yatay mı dikey mi?

Yaka ipiyle taşınacak kartlar dikey tasarlandığında sürekli dönmez ve yazı doğru yönde kalır. Cüzdanda taşınacak, nadiren ibraz edilecek kartlar için yatay tasarım daha alışıldıktır. Şirket içinde her gün takılan kartlarda dikey format daha kullanışlıdır.

Yaka ipi mi, kart kabı mı?

Kart doğrudan yaka ipine takıldığında delik bölgesi zamanla yırtılır. Şeffaf kart kabı kullanmak kartın ömrünü belirgin biçimde uzatır ve kartı değiştirmeden ip veya klips değiştirmenize imkân verir. Yoğun kullanımda kart kabı ek maliyetini birkaç ayda geri öder.

Kaç yılda bir yenilenmeli?

Fiziksel ömür 3-5 yıl olsa da kurumsal pratikte kartların üç yılda bir yenilenmesi önerilir. Fotoğrafın güncelliğini kaybetmesi, unvan değişiklikleri ve güvenlik tasarımının eskimesi bu süreyi belirler. Yenileme dönemini geçerlilik tarihi alanıyla kart üzerinde görünür kılın.

Farklı çalışan gruplarına göre kart planı

Bir kurumda tek tip kart nadiren yeterli olur. Çalışan gruplarının yetkileri ve kartı kullanma biçimleri farklıdır; kart planı bu farkları yansıtmalıdır.

Kart politikası nasıl yazılır?

Kart kullanımını zorunlu kılan kurumlarda kısa bir iç politika metni, uygulamada çıkan soruların neredeyse tamamını önceden cevaplar. Metin şu beş başlığı içermelidir:

1. 1Kart kime verilir ve ne zaman teslim edilir?
2. 2Kart nasıl taşınır? Hangi alanlarda görünür olması zorunludur?
3. 3Kart kaybolursa kime, ne kadar sürede bildirilir?
4. 4Kart ne zaman yenilenir?
5. 5İşten ayrılışta kart nasıl iade edilir?

Personelin kartı takmamasının nedenleri

Kart projelerinin en sık karşılaştığı sorun, kartların takılmamasıdır. Bunun nedeni genellikle direnç değil, pratik sorunlardır ve çözülebilir.

• Yaka ipi rahatsız ediyor: klips veya yoyo alternatifi sunun.
• Kart kıyafete uymuyor: farklı aksesuar seçenekleri bulundurun.
• Kart yıpranmış ve kötü görünüyor: kart kabı sağlayın.
• Kimse takmıyor: uygulamayı yöneticiler dahil herkes için eşit uygulayın.
• Ne işe yaradığı bilinmiyor: devreye alırken amacı açıkça duyurun.